Законодательство по КЭДО

Решение организации избавиться от бумажной рутины вполне законная схема. При помощи кадрового ЭДО ваша компания вполне легитимно может перейти на цифру. Однако, существуют определенные юридические нюансы, которые вам обязательно необходимо учитывать при переходе. Сегодня мы осветим вопросы не только стоимости КЭДО, но и затронем основные аспекты законодательства по переходу.

Основные законы, которые занимаются регулировкой КЭДО:

  • Поправки по ТК РФ (№377-ФЗ)
  • Федеральный закон №407-ФЗ

По сути схема работы по КЭДО очень напоминает традиционную бумажную. Отличие же будет только в подписании документов. При внедрении КЭДО это можно будет делать из любой части мира. Каждый руководитель конечно же решает самостоятельно – переходить ли на электронный кадровый документооборот или по старинке: использовать бумажные носители и курьерские доставки. Но при сотрудничестве с удаленными сотрудниками, этот вариант гораздо более продуктивный.

Удобнее всего осуществить переход, воспользовавшись готовыми решениями от компании «EmplDocs», которой доверяют многие IT магнаты, ритейл, представители фармацевтического сектора и многие другие отрасли.

Что же переводить в электронный формат?

По закону вы можете перевести до 90% всего документооборота в цифровой формат.

Но вы должны в обязательном порядке делать бумажные копии следующих документов:

  • Акты о несчастных случаях на производстве
  • Приказы об увольнении сотрудников
  • Подтверждения о проведении инструктажей по охране труда
  • Трудовые книжки (на электронную версию вы можете перейти только после письменного согласия сотрудника)

Все остальные документы вы можете смело держать только на компьютерах. Но юридическую силу они имеют только при наличии электронно-цифровой подписи.

Электронная подпись (ЭП)

Электронно-цифровая подпись, содержит все необходимые данные о владельце и является альтернативой физической подписи на бумаге.

ЭП может идентифицировать:

  • Физическое лицо
  • Индивидуального предпринимателя
  • Сотрудника организации

Основные виды ЭП:

1. Простая электронная подпись (ПЭП).

Применяется:

  • при подтверждении личности.

Обязательное условие – соглашение с участниками электронного обмена.

2. Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП).

Применяется при подписании:

  • Трудового договора
  • Служебных записок
  • Заявлений
  • И т.д.

Обязательное условие – соглашение о юридической значимости данной подписи при электронном обмене.

3. Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)

Приравнивается к личной подписи, можно подписывать почти все виды документов.

Применяется при подписании:

  • Отчетности
  • Оформлении УПД

Обязательное условие – выдача такой электронной подписи осуществляется только в специализированных аккредитованных центрах по удостоверению личности.

Основные этапы перехода на КЭДО:

1. Подготовка:

  • Составление перечня документов, которые хотите перевести в самом начале
  • Описание бизнес-процессов. Так легче будет отследить весь путь кадровых документов в компании, не упустив ни одного этапа.
  • Фиксация требований законодательства относительно трудовых отношений (сроки хранения, подпись и др.)
  • Разработка локально-нормативных актов. Четко прописываем все условия перехода на КЭДО, не забывая про регламент взаимодействий.

2. Переход:

  • Подготавливаем пакет документов для перехода (положение об ЭДО)
  • Вносим изменения в коллективный договор
  • Корректируем трудовые договора
  • Оформляем разрешение о переходе от руководителя

Не забываем включить в приказ по кадровому ЭДО следующую информацию:

  1. Какая информационная система выбрана работодателем для осуществления кадрового ЭДО
  2. Полный перечень сотрудников, которые будут участвовать в КЭДО
  3. Ответственное лицо по переходу на КЭДО

4. Уведомление всех сотрудников организации о переходе на ЭДО.

Обязательное условие – получение личного разрешения каждого работника, принятого в штат до 31.12.21г. Те, кто устроился на работу после –  это правило не действует.

5. Внедрение КЭДО. Апробация с частью сотрудников.
6. Запуск и обучение сотрудников.

Дата публикации статьи: 09.09.2021

Комментарии закрыты.